مدیریت را در یک تعریف ساده ، علم و هنر به کارگیری منابع و نیروها در راستای رسیدن به اهداف مورد نظر می دانند . در یک تعریف علمی، مدیریت عبارت است از:فراگرد به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی بر مبنای یک نظام ارزشی پذیرفته شده که ازطریق برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل عملیات برای دستیابی به اهداف تعیین شده صورت می گیرد. برخلاف مفهوم فرهنگ، تعاریف مدیریت بسیار به هم نزدیک هستند و می توان در تعریف این مفهوم،شاهد اجماع میان علمای مدیریت بود. ازاین رو:
۱- مدیریت یک فراگرد است؛
نوشته‌های مرتبط
۲- بر هدایت تشکیلات انسانی دلالت دارد؛
۳- مدیریت مؤثر مبتنی بر تصمیم گیری مناسب و دستیابی به نتایج مطلوب است؛
۴- مدیریت کارآ، متضمن تخصیص و مصرف مدبرانه منابع است؛
ابعاد و چارچوب های مدیریت ؛
علما و صاحب نظران علم مدیریت، برای هر مدیریتی پنج جزء یا وظیفه اصلی قائل هستند. این وظایف عبارتند از: الف) برنامه ریزی، ب) سازماندهی ، ج) بسیج منابع و نیروها، د) هدایت و رهبری، ه ( کنترل و نظارت
برنامه ریزی؛
بنیاد مدیریت را تشکیل می دهد. برنامه ریزی یک پل لازم وضروری است که بین حال و آینده زده می شود و احتمال دستیابی به هدف های مورد نظر را بالا می برد. برنامه ریزی دربرگیرنده همه فعالیت هایی است که مدیر برای تدارک دیدن امور آینده انجام می دهد . اقداماتی که در این زمینه انجام می شود، عبارتند از: پیش بینی، تعیین هدف های بلند مدت ، تدوین استراتژی ها، تعیین سیاست ها و درنظرگرفتن هد فهای کوتاه مدت ، به عبارت دیگر برنامه ریزی عبارت است از:
۱- تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن؛
۲- تصمیم گیری در خصوص اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد؛
۳- تصور و طراحی وضعیت مطلوب، با دریافت و پیش بینی راه ها و وسایلی که نیل به آن را میسر م یسازد؛
۴- طراحی عملیات، برای تغییر یک شیء یا موضوع برمبنای الگوی پیش بینی شده.
برنامه ریزی در مباحث مدیریت از اهمیت و جایگاه اساسی برخوردار است، بر سایر وظایف مدیران اولویت دارد و مقدم بر آنهاست، اهداف همه فعالیت ها و تلاش های گروهی را تعیین و نحوه دستیابی به آن اهداف را طرح ریزی می کند تا مدیر بتواند تشخیص دهد از چه نوع ساختار سازمانی باید استفاده کند، و برای هر منصب چه کارکنانی با چه تخصص هایی به کار گیرد ، کدام شیوه هدایت و سرپرستی را مورد استفاده و چه معیارهایی برای کنترل عملیات مدنظر قرار دهد.
برنامه ریزی را براساس معیارهایی چون زمان و گستره به انواع مختلفی تقسیم می کنند: بلندمدت، می ان مدت و کوتاه مدت. برنامه ریزی بلندمدت حدود پنج سال به بالا، میان مدت دو سال و کوتاه مدت حدود یک سال به طول می انجامد.
سازماندهی
سازماندهی فراگردی است که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری و ایجاد هماهنگی میان آنها، برای کسب اهداف تلاش می شود. در امر سازماندهی – که مرحله ورود به اجرای استراتژی نیز محسوب میشود ساختار سازمان، پست ها، وظایف و اختیارات و روابط درون سازمان مشخص می گردد. به عبارت دقیق تر: سازماندهی دربرگیرنده همه فعالیت هایی است که مدیریت انجام می دهد و به ایجاد یک ساختار از کارهای تخصصی و روابط قدرت ها اختیارات منجر می شود. کارهای مزبور شامل طرح ریزی سازمان ، تعیین شرایط احراز شغل، شرح وظایف، تعیین ویژگی های شغل ، حیطه نظارت ، وحدت فرماندهی، ایجاد هماهنگی، طرح ریزی شغل و تجزیه و تحلیل شغل می شود.
بر این اساس، در مرحله سازماندهی به این سؤالات پاسخ داده می شود که سلسله مراتب سازمانی چگونه است؟ ارتباط معاونت ها، مدیریت ها و دفاتر چه نوع ارتباطی است؟ ساختار تشکیلاتی سازمان به چه نحوی است؟ چه کسی را براساس چه ویژگی هایی باید به کار گمارد؟ وظایف بخش ها و افراد چیست؟ حیطه اختیارات آنها تاکجاست؟ و… .
فرایند سازماندهی شامل مراحل زیر است:
۱- طراحی و تعریف کارها و فعالیت های ضروری؛
۲- دسته بندی فعالیت ها برحسب مشاغل و منصب های سازمانی تعریف شده؛
۳- برقراری رابطه میان منصب های سازمانی برای کسب اهداف مشترک.
ساختار هر سازمان ، تعیین کننده میزان توان آن در پاسخگویی به چالش های محیطی است. مطالعات انجام شده حاکی از آن است که ساختار سازمان و نحوه قدرت کنترل توزیع، تحت تأثیر استراتژی و اندازه فناوری محیط در آن قرار دارد.
بسیج منابع و امکانات
یکی از وظایف اساسی مدیران، بسیج منابع و امکانات است که از آن یاد می شود. این وظیفه مدیریت طرح ریزی و تأمین نیروی انسانی به عنوان را بدین گونه تعریف کرده اند:
۱- پر کردن مشاغل ساختار سازمانی ازطریق شناسایی نیازمندی های نیروی کار، ذخیره کردن افراد در دسترس، استخدام، انتخاب، جایگزینی، تشویق، ارزیابی، جبران و آموزش افراد مورد نیاز؛
۲- روشی که ازطریق آن مدیریت تشخیص می دهد چطور سازمان می تواند از موضع قبلی به موضع مورد نظر برسد . بنابراین ، از طریق طرح ریزی تلاش می شود نیروی انسانی مناسب به تعداد مورد نیاز در زمان مناسب و مکان مناسب به دست آید و از این راه، سازمان و نیز افراد سازمان به منافع مورد نظر خود برسند.
هدایت
مرحله هدایت که برخی از صاحب نظران علم مدیریت از آن به عنوان مرحله ایجاد انگیزه و رهبری نام می برند- درواقع یکی از مهم ترین مراحل مدیریت محسوب می شود. اهمیت این مرحله به حدی است که علمای مدیریت اغلب آن را با خود مدیریت یکسان تلقی می کنند . در این مرحله اقداماتی انجام می شود که برای شکل دادن به رفتار انسانی لازم است.
رهبری؛ یکی از مهم ترین وظایف هدایتی مدیران محسوب می شود .متفکران علوم انسانی، مفهوم رهبری را از ابعاد مختلفی مورد بحث قرارمی دهند: گروهی آن را بخشی از وظایف مدیریت می دانند و گروهی دیگر ،مفهوم وسیع تری نسبت به مدیریت برای آن قائلند و آن را توانایی ترغیب دیگران به کوشش مشتاقانه جهت هدف های معین می دانند و یا فعالیت هایی که مردم را برای تلاش مشتاقانه در جهت کسب اهداف گروهی، تحت تأثیر
قرار دهد. برخی نیز به تحت تأثیر قرار دادن دیگران جهت کسب هدف مشترک، رهبری می گویند. اگر رهبری نفوذ در دیگران جهت کسب هدف باشد، مدیریت ، نفوذ در دیگران جهت کسب اهداف سازمانی است . در رهبری، اهداف می توانند گوناگون باشند، اما در مدیریت ، اهداف سازمانی اولویت دارند. اگر فردی در رده عملیاتی بر تصمیم مدیر عالی سازمان اثر بگذارد، در آن صورت آن فرد، در این مورد رهبر است و مدیر عالی، پیرو. به دیگر سخن؛ در رهبری سلسله مراتب مطرح نیست و رهبر می تواند عضو سازمان نباشد.
از وظایف هدایتی مهم دیگر مدیران، ایجاد انگیزه یا انگیزش است. انگیزه را معمولاً حالتی درونی می دانند که انسان را به عمل وا می دارد. انگیزش یک اصطلاح کلی است که درباره تمامی کشش ها، اشتیاق ها، نیازها، آرزوها، و نیروهای همانند آن به کار برده می شود. انگیزش، عامل اساسی در ایجاد تلاش ها و فعالیت های فرد یا افراد محسوب می شود. برخی، هدف ها را با انگیزه ها اشتباه می گیرند و آنها را یکی می دانند؛ درحالی که هدف ها جنبه خارجی و انگیزه ها جنبه درونی دارند. در حقیقت، هدف ها از آن جهت مورد توجه فرد قرار می گیرند که وضعیتی را به وجود می آورند تا انگیزه های فرد ارضا شود.
کنترل، نظارت و ارزشیابی
کنترل و ارزشیابی معمولاً آخرین مرحله از فرایند مدیریت به حساب می آید. البته این حرف بدان معنا نیست که مدیران باید منتظر بمانند تا مراحل قبلی محقق شود، سپس به نظارت و ارزشیابی مشغول شوند. کنترل و ارزشیابی باید در تمام مراحل مدیریت به اجرا در آید و حضور داشته باشد .
هدف از کنترل:
انجام فعالیت هایی است که مدیر جهت حصول اطمینان از اینکه نتایج واقعی با نتایج برنامه ریزی شده سازگار است، انجام می دهد. کارهایی که دراین زمینه انجام می شود، عبارتند از: کنترل کیفیت، کنترل امور مالی، کنترل فروش، کنترل موجودی ها، کنترل هزینه ها، تجزیه و تحلیل انحرافات ، دادن پاداش و تشویق و ترغیب افراد به طور کلی فعالیت هایی که در فراگرد کنترل انجام می گیرند، به چند مرحله تقسیم می شوند:
۱- تعیین معیارها و ضوابط کنترل؛
۲- تشخیص میزان انحراف ها و بررسی علل بروز آنها؛
۳- تنظیم و اجرای برنامه ها و عملیات اصلاحی
مرحله اعمال کنترل در مدیریت استراتژیک به مرحله ارزیابی استراتژی تعلق دارد. در مرحله ارزیابی استراتژی چهار اقدام : الف) تعیین معیارهای عملکرد، ب) محاسبه عملکرد فرد و سازمان، ج) مقایسه عملکرد واقعی با معیارهای عملکرد برنامه ریزی شده، د) اقدامات اصلاحی، انجام می گیرد؛ که با اقدامات مرحله اعمال کنترل کم و بیش یکسان است.
منابع؛
– الوانی، سید مهدی، مدیریت عمومی، تهران: نشر نی، چاپ پانزدهم، ۱۳۸۵
– صالحی امیری، سید رضا، عظیمی دولت آبادی، ا.، مبانی سیاست گذاری و برنامه ریزی فرهنگی، تهران: نشر ققنوس، چاپ اول ۱۳۹۵
